We zagen in een eerder blogartikel al dat robotic process automation (RPA) veel extra innovatiekracht genereert. Softwarerobots zorgen voor slimme automatisering en nemen medewerkers repetitieve en geestdodende taken uit handen. Hierdoor kunnen uw mensen zich helemaal richten op meer specialistische werkzaamheden die meerwaarde toevoegen aan uw business en dienstverlening.

Toch spelen er ook risico’s rondom RPA, vooral als u deze vorm van automatisering gehaast en zonder een goed plan adopteert. In dit artikel leest u alles over de risico’s rondom RPA. Daarnaast vertellen we u hoe u die risico’s optimaal beheerst, zodat u altijd in control blijft.

De risico’s

De belangrijkste valkuil bij RPA is het regelen van een goede Governance rondom de toegangsrechten. De invoer van RPA gaat vaak gepaard met het gebruiken van niet-menselijke gebruikersaccounts met toegangsprivileges. Een nieuwe robot heeft namelijk toegangsrechten nodig om in te loggen op diverse IT-systemen in het gerobotiseerde proces. Een software-robot gedraagt zich als een IT-systeem in het klein, maar bevindt zich in de IT-stack op het hoogste niveau.

Het risico is dat organisaties niet goed (genoeg) nadenken over hoe ze toegangsrechten voor robots verstrekken, wat de naamgevingsconventie voor robots is, wie de verantwoordelijk manager is en hoe ze de gebruikersnaam en het wachtwoord van de robots beheren.

Andere risico’s van RPA zijn:

  • De robot als snelle oplossing wordt gezien als een magisch wondermiddel dat alle problemen binnen een organisatie oplost. De kans is groot dat onderliggende en structurele problemen op procesniveau ondersneeuwen, waardoor de softwarerobots hun potentieel niet waarmaken.
  • Het beheren van softwarerobots is een taak die ook deels op het bord van de business thuishoort. Binnen veel organisaties kijkt men echter vooral naar de IT-afdeling bij vragen over of problemen met RPA.
  • De bedrijfspolitieke spanning tussen afdelingen en beleid zorgt nogal eens voor vertraging van een RPA-proces.

Zo ondervangt u de risico’s van RPA

Het goede nieuws is dat er voldoende mogelijkheden zijn om de risico’s van RPA-processen te beheersen. We geven u een overzicht van de belangrijkste best practices voor RPA-risicobeheersing.

Richt controls in voor het beheer van RPA-toegangsrechten

Een belangrijk onderdeel van RPA-risicobeheersing is het instellen van de juiste controlemechanismen. Door te zorgen voor een goed systeem van authenticatie, identificatie, autorisatie en toegangsbeveiliging, beheert u makkelijk en veilig functionele gebruikersaccounts voor softwarerobots.

Denk bijvoorbeeld aan het geautomatiseerd beheren van credentials. Hiermee creëert u computergestuurde wachtwoorden met automatische rotatie, die het verifiëren van identiteiten en just in time toegang veiliger maken. Een goede risicoanalyse van verschillende processen, uw RPA-platform en individuele softwarerobots geeft inzicht in welke rechten u softwarerobots kunt geven.

Lifecycleplan

Maak een lifecycleplan voor elke (logische groep van) RPA-oplossing(en). Zo kunt u softwarerobots doorontwikkelen of vervangen door robotfunctionaliteiten in te bouwen in de onderliggende IT-systemen.

Betrek de hele organisatie bij RPA

RPA is niet alleen een paradepaardje van de IT-afdeling: het beïnvloedt de hele organisatie en is daarom een teaminspanning. Zorg er daarom voor dat u vanaf dag één de hele organisatie betrekt bij het implementatie- en adoptietraject. Toon medewerkers de voordelen van RPA en geef ze de theoretische en praktische bagage die ze nodig hebben om te werken met softwarerobots. Door goed te communiceren binnen alle lagen van de organisatie, voorkomt u dat onduidelijkheden en bedrijfspolitieke spanningen een RPA-project in de kiem smoren.

Wilt u ook de risico’s rondom RPA beperken?

Wilt u weten hoe u de risico’s van RPA beheerst? Dan helpt INTERMEDIATE u graag verder. Als erkende interim bemiddelingsbureau op het gebied van IT en business, helpen wij u graag met het verkennen van de mogelijkheden. Dankzij ons netwerk van interim-professionals brengen we u ook moeiteloos in contact met RPA-specialisten die precies weten hoe u deze automatiseringstechnologie optimaal benut.

Meer weten? Of een afspraak maken met een kundige consultant? Neem dan gerust contact met ons op door te bellen naar +31 (0)611 662 797 of een mailtje te sturen naar info@intermediate.pro. U kunt ook het contactformulier invullen.

Deze blog is geschreven door Remco Spruyt.