Bij veel organisaties gaat waardevolle tijd verloren omdat automatisering op een laag pitje staat en veel medewerkers elke dag bezig zijn met repetitieve, geestdodende en foutgevoelige taken. Werkzaamheden die vaak weinig waarde toevoegen aan de business en de diensten die een bedrijf verleent.

 

De moderne techniek biedt gelukkig een helpende hand. Robotic process automation (RPA) stelt je in staat om repetitieve taken te automatiseren en zo processen efficiënter in te richten. Maar wat is RPA? En wat kun je er concreet mee? Lees verder om erachter te komen.

 

Wat is RPA?

Het begrip robotisering roept bij veel mensen beelden op van wandelende stalen gevaartes die de mens op den duur zelfs vervangen. RPA heeft echter niets van doen met de robots die in ‘Star Wars’ of ‘The Terminator’ rondwaren. De technologie maakt gebruik van onzichtbare, in het IT-netwerk geïntegreerde softwarerobots die mensen repetitieve en saaie taken uit handen nemen.

 

Ze fungeren dus eigenlijk als interfaces die continu en foutloos werkzaamheden automatiseren waar geen specifieke menselijke handelingskennis voor nodig is. Bij een taak als het invoeren van data in een portaal of applicatie doet de softwarerobot dus hetzelfde wat de mens achter de computer in de oude situatie deed.

 

RPA-softwarerobots zijn in te delen in twee hoofdcategorieën:

  • Zelfstandige (‘unattended’) softwarerobots zijn ideaal voor back-officewerk dat draait om het verzamelen, verwerken, sorteren en doorsturen van informatie. U kunt dit type robot activeren op basis van een specifieke gebeurtenis of een bepaald proces, maar ook middels een tijdschema. Het is ook mogelijk om een unattended softwarerobot zo in te stellen dat hij afwijkingen automatisch doorstuurt naar een medewerker van vlees en bloed.

 

  • Begeleide (‘attended’) softwarerobots ondersteunen medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden. Mens en softwarerobot werken intensief samen. Deze vorm van RPA is prima bruikbaar in werkomgevingen als callcenters, helpdesks en klantenservices. Denk bijvoorbeeld aan een robot die informatie optekent tijdens een live klantgesprek. Of een RPA-toepassing die gegevens ophaalt in de ene applicatie en die overzet naar een andere app.

 

Wat kunt u ermee?

RPA is een prima manier om eenvoudig werk binnen uw organisatie verregaand te automatiseren. Gegevens uit meerdere databronnen samenvoegen? Berekeningen maken? Als-dan-scenario’s uittekenen? Gegevens uit documenten en applicaties halen en verplaatsen? Of automatisch e-mails versturen en een automatische respons op e-mails genereren? Met RPA zijn al deze taken en processen mogelijk met een minimum aan menselijke interventie.

 

We zien bovendien dat RPA-technologie steeds adaptiever wordt. De nieuwste generatie softwarerobots kan steeds beter handelingen verrichten op basis van ongestructureerde informatie. Daarnaast kunnen de digitale assistenten 2.0 vaak adaptieve beslissingen nemen aan de hand van de door de mens of andere systemen aangeleverde informatie. Denk bijvoorbeeld aan een softwarerobot die afgaand op de toonzetting en inhoud van een e-mail bepaalt welk type antwoord nodig is.

 

Wat levert RPA op? De voordelen

Nu we meer weten over de technologische en functionele kant van softwarerobots, is het tijd om te kijken wat RPA een organisatie nu concreet oplevert.

Lagere operationele kosten

RPA biedt uitstekende mogelijkheden voor het verlagen van operationele kosten. Softwarerobots zijn goedkoper dan menselijke arbeidskrachten en voorkomen dat uw medewerkers zeeën van tijd kwijt zijn aan repetitieve taken. Dankzij RPA kunnen uw mensen zich volledig focussen op de taken die echte waarde toevoegen aan uw business. Bovendien zijn softwarerobots 24/7 operationeel en werken ze in een onafgebroken hoog tempo. Dezelfde beschikbaarheid realiseren met alleen een menselijke workforce is bijna niet te realiseren en enorm duur.

Meer controle over processen

Softwarerobots genereren logboeken van de taken die ze uitvoeren. Door die data te analyseren, wordt het makkelijker om inzicht te krijgen in processen. Het resultaat? Meer controle en makkelijker sturen op procesverbetering.

Snelheid en flexibiliteit

RPA is snel te implementeren. Met de juiste voorbereiding en kennis kunt u softwarerobots vaak al binnen een paar dagen in gebruik nemen. U hoeft bestaande IT-systemen bovendien niet op de schop te gooien. Robots zijn ook perfect in staat om mee te bewegen met piekperiodes, waardoor organisaties veel eenvoudiger anticiperen op een groeiende vraag vanuit de markt.

Schaalbaarheid

Veel softwarerobots bestaan uit (deels) herbruikbare componenten. Hierdoor is het relatief makkelijk om een nieuwe robot te bouwen op basis van bestaande digitale onderdelen. Dit scheelt tijd en zorgt ervoor dat RPA eenvoudig aanpasbaar is aan actuele behoeften.

Meer focus op de klant

Dankzij RPA krijgen medewerkers meer tijd om zich te focussen op taken en diensten die directe meerwaarde opleveren voor de klant. Denk bijvoorbeeld aan het oplossen van complexe vraagstukken of problemen waarvoor een menselijke maat is vereist. Verbeterde klantervaringen en customer journeys zijn goed voor uw reputatie en merkidentiteit.

 

RPA toepassen? INTERMEDIATE helpt u verder

RPA kan veel betekenen voor bedrijven die hun processen willen optimaliseren en streven naar meer waardecreatie en werkplezier. Toch is er soms ook scepsis. Zorgt RPA er niet voor dat robots op den duur mensen uitfaseren? Dat valt enorm mee. RPA is namelijk niet gericht op het vervangen van mensen, maar op het ontlasten van medewerkers. De robots vervullen een ondersteunende rol die medewerkers van vlees en bloed juist de kans geeft om zich volledig te focussen op complexere, waardevermeerderende taken die minder geschikt zijn voor automatisering.

 

Wilt u graag kennismaken met RPA? En wilt u weten welke processen binnen uw organisatie in aanmerking komen voor deze vorm van automatisering? Dan helpt INTERMEDIATE u graag verder. Als erkende consultant op het gebied van IT en business, helpen wij u graag met het verkennen van de mogelijkheden. Dankzij ons netwerk van interim-professionals brengen we u ook moeiteloos in contact met een RPA-specialist.

 

Meer weten? Of een afspraak maken met een vakkundige consultant? Neem dan gerust contact met ons op door te bellen naar +31 (0)611 662 797 of een mailtje te sturen naar info@intermediate.pro. U kunt ook het contactformulierop onze website invullen.

 

Deze blog is geschreven door Frank Heinen in samenwerking met Remco Spruyt.