Risk assessments via Mind Mapping

mind mapping

Er zijn veel manieren om Risk Assessments uit te voeren. Toch gebruiken organisaties vaak beperkte middelen om risico’s te identificeren en worden risico’s bijvoorbeeld besproken via interviews en documentatie onderzoek. Via meerdere interview sessies met medewerkers uit de Business worden dan risico’s besproken op het verantwoordelijkheidsgebied van de geïnterviewde. Hier zijn dan meerdere interviews voor nodig (die moeten worden voorbereid en ingepland), gespreksverslagen moeten worden gemaakt en teruggekoppeld en ten slotte moeten alle risico’s worden samengevat. Dit kost allemaal tijd en energie. Mijn ervaring is dat dit op een veel effectieve en efficiëntere manier kan. In deze blog geef ik aan hoe je risico’s kan identificeren via Mind Mapping.

Mind Mapping

Door mijn jarenlange ervaring als consultant heb ik gemerkt dat het houden van interactieve workshops vaak leuker is voor medewerkers dan interview sessies. Dit gaat vaak groepsgewijs, waarbij van iedereen een actieve houding wordt verwacht. Doordat er meer interactie is, blijven mensen ook scherper en betrokken. Een bijkomend voordeel is dat men door collega’s op ideeën wordt gebracht, waardoor er meer informatie naar boven wordt gehaald. 1+1=3, zeg maar.

Een tool die ik daarvoor de laatste jaren veel gebruik is Mind Mapping. Dit is een brainstorming tool en bestaat uit een diagram die men opbouwt via termen of begrippen rondom een centraal thema. Dit wordt ook wel de Bow-Tie methode genoemd. Alle termen zijn gerelateerd aan het centrale thema, maar er kunnen ook relaties worden aangegeven tussen de verschillende termen. Omdat alles visueel wordt weergegeven, zien deelnemers continu de (groeiende) Mind Map in beeld, wat helpt bij het bedenken van nieuwe, relevante aspecten en relaties. Deze methode bestaat in feite al een jaar of 60, maar is in mijn optiek nog zeker relevant en zeer goed toepasbaar.

Praktische toepassing in Risk assessments

Zoals aangegeven gebruik ik Mind Mapping om met groepen medewerkers risico’s te identificeren of specifieke risico’s nader te analyseren naar oorzaken, gevolgen en beheersmaatregelen. Hiervoor is relatief weinig voorbereiding nodig. Het is wel van belang om de juiste medewerkers die iets over het betreffende onderwerp weten bij elkaar te hebben. Tevens moet de groep niet te klein zijn (dit gaat ten koste van de interactie) maar ook niet te groot (omdat mensen dan afhaken tijdens de sessie). Een groep van 4-6 medewerkers is ideaal. Uiteraard is het gebruik van een eigen laptop of telefoon uit den boze.

Je begint simpelweg met het te bespreken onderwerp of risico als centraal thema. In onderstaand voorbeeld is dit “key person” risk. Vervolgens laat ik iedereen mogelijke oorzaken van dit risico benoemen. Bij elke oorzaak is het wijselijk om potentiële gevolgen te identificeren. Tenslotte moeten voor alle oorzaken (potentiële) beheersmaatregelen worden benoemd.

Om de risico’s te classificeren op volgorde van belangrijkheid, kan je de deelnemers alle risico’s nog laten scoren op kans en impact (via bijvoorbeeld Excel) om op die manier de risk assessment volledig rond te krijgen.

risk assessment mind map
Voorbeeld van een Mind Map

Mocht deze methode je aanspreken zoek dan contact met ons. INTERMEDIATE kan u helpen door in kort tijdsbestek een aantal gekwalificeerde en beschikbare Interim specialisten aan te bieden die veel ervaring hiermee hebben.

 

Deze blog is geschreven door Remco Spruyt.